Montana sparer tid og penge med fakturahåndtering

Den fynske møbelfabrikant Montana Møbler brugte førhen ofte unødvendige ekstra ressourcer på at håndtere papirgangen omkring vigtige dokumenter såsom fakturaer, kontrakter og kreditnotaer. De ekstra timers arbejde i bogholderiet er nu blevet afløst af et effektivt system, der netop kan håndtere denne udfordring.

Montana Møbler har benyttet CORNATORs Microsoft Dynamics NAV +TRIMIT (Navision) i en årrække og investerede yderligere i løsningen med fakturahåndtering. Møbelvirksomheden er yderst tilfredse med investeringen skabt på baggrund af samarbejdet mellem CORNATOR og Palette Danmark A/S (det tidligere ShareIT Solutions A/S).

”Vi har sparet adskillige timer efter installationen af fakturahåndteringen. Nu kan vi søge direkte i vores IT-system, hvor alle dokumenter ligger lagret, og det har frigivet en del ekstra tid i organisationen", siger økonomidirektør Heidi Nielsen.

Frimærkerne er fortid
Fakturahåndtering tilhører generationen af programmer, der hjælper organisationen med at håndtere dokumenter på en mere simpel og samtidig mere effektiv måde. Omdrejningspunktet i løsningen er dokumenterne. De kan både starte som et ark papir modtaget med posten, printet in-house eller blevet overført elektronisk direkte ind i systemet uden nogensinde at have været i papirform. Hvis dokumentet starter som et fysisk ark papir, skal det først køres igennem en scanner, før dets elektroniske liv kan starte i løsningen. Det har gjort en stor forskel for Montana Møbler, der også har afdeling i København.

”Her slipper vi nu for at skulle sende bilag pr. post eller mail frem og tilbage til f.eks. vores showroom og afdeling for design og kommunikation i København. De ansatte derovre kan nøjagtigt som på Fyn bare søge efter dokumentet i vores Microsoft NAV-system. En kæmpe fordel og helt klart det bedste ved denne løsning”, roser Heidi Nielsen og fortsætter.

”Desuden er der også en stor fordel for vores udenlandske sælgere. Førhen skulle vi eksempelvis scanne deres regninger ind, herefter maile til dem for godkendelse. Nu lægges de ganske simpelt ind i systemet, hvorefter de bliver godkendt af de omkostningsansvarlige”, siger økonomidirektøren og understreger samtidig betydningen af, hvor vigtig netop samarbejdet mellem CORNATOR og ShareIT Solutions var for den endelige beslutning om at lave investeringen.

”Netop fordi begge firmaer er partnere til daglig, havde vi mulighed for at bruge ekspertisen fra begge lejre og samarbejdet mellem de to og os selv som virksomhed. Det var alfa omega for os. Uden dette samarbejde havde vi været mere usikre på løsningen.”

En løsning der samarbejder på tværs
Når et nyt dokument starter livet i programmet udfyldes en række oplysningsfelter. Disse felter skræddersyes til hver kundes eget specifikke behov. For nogle vil dette være telefonnumre, sagsnumre, oprettelsesdato og levetid. For andre vil det være kreditornavne, fakturanumre og forfaldsdatoer. Disse felter kan man udfylde selv, eller informationerne kan komme sendt med et elektronisk dokument. I andre tilfælde kan løsningen samarbejde med programmer, der kan aflæse felter fra indscannede papirdokumenter, så man ikke manuelt behøver at indtaste info i oplysningsfelterne.

Alle informationerne i oplysningsfelterne gemmes med dokumentet og kan senere bruges til at genfinde dokumentet. Disse informationer kan dele med andre programmer, f.eks. et økonomisystem, intranet eller CMS. Løsningen er webbaseret, så det er derfor ikke nødvendigt at afsætte ressourcer til opgradering af computere pga. hardwarekrav. Der skal ikke installeres nye applikationer, og det er aldrig nødvendigt at installere opdateringer.

Der er ingen grund til at vente med at komme i gang med elektronisk fakturahåndtering internt i huset. Programmet efterligner jeres egen struktur, kommunikerer med jeres økonomisystem, strukturerer, simplificerer og sikrer håndteringen af jeres fakturaer. En blændende løsning til et stort irritationsmoment.

Vil du vide mere om denne løsning, så kontakt vores salgsafdeling på 70207970 eller mail salg@cornator.com.

Få mere info om her om elektronisk fakturahåndtering.