, 21. oktober 2019Rikke Heegaard Hansen

Zystm

Nyt ERP-system hos Zystm giver bedre overblik


I 2017 valgte Zystm at skifte deres C5-løsning ud med et moderne ERP-system til møbelproducenter. Valget faldt på TRIMIT Furniture, bl.a. fordi TRIMITs projektmodul gjorde det muligt for Zystm at håndtere store projektleverancer. Dertil kom, at Zystm kunne se sig selv i et mangeårigt samarbejde med CORNATOR, der stod for leveringen af TRIMIT Furniture.
 
Zystm er en møbelvirksomhed, der producerer indretningsløsninger og inventar til hospitaler, laboratorier og uddannelsessteder. I løbet af 2017 begyndte de at se sig om efter et nyt ERP-system, der kunne afløse C5, som både var ved at blive udfaset, og som havde nået grænsen for, hvad Zystm havde brug for.

 

"Vi startede næsten på et blankt stykke papir, da vi gik ud for at se, hvad der var på markedet," siger Michael Kudsk, der er direktør i Zystm. "Fokusområderne var, at vi skulle have et fleksibelt system, der kunne tilpasses vores behov, og meget gerne tæt inden for rammerne af det, som systemet kunne, så vi ikke skulle ud og have lavet en masse specialprogrammering."
 
Det krav opfyldte TRIMIT Furniture, fordi det i høj grad er en standardløsning til møbelbranchen. Og så var det også et must at få fleksibilitet ind, når produkterne skulle defineres i systemet.
"Alt det med modelstyklister, produktkonfiguration og variantstyklister kan andre også løse," siger Michal Kudsk. "Det vi følte med TRIMIT var, at det er et system, der er gennemprøvet på de områder. Det er meget mere integreret i NAV, end noget af det andet vi så."

 

Vi følte, at vi med TRIMIT overbygningen fik en meget gennemprøvet løsning. TRIMIT løsningen har et opdateringskoncept som sikrer, at det er muligt at følge Microsofts opdateringer af NAV.

Zystm dækker Skandinavien og England med 
salg af indretning til hospitaler og laboratorier.

Et langvarigt samarbejde

En anden vigtig faktor i valget af ERP-system, var IT-partneren, og her havde Zystm vigtige krav til det konsulenthus, der skulle hjælpe dem med at rulle ERP-løsningen ud.

 

"Vi havde i særdeleshed fokus på samarbejdspartneren," siger Michael Kudsk. "Den virksomhed, vi indgik aftale med, skulle være en virksomhed, vi kunne se os selv med mange år frem, og de skulle have kapaciteten og ekspertisen til at hjælpe os. Det endte med CORNATOR og TRIMIT. Der er vi i dag og er rigtig glade for det."

 

Projektmodulet gør store projekter overskuelige

Når Zystm giver tilbud på en licitation, f.eks. til et sygehus eller et andet stort byggeri, foregår det i TRIMIT Furniture's projektmodul. Der er typisk tale om komplekse ordrer, der skal leveres over flere uger og måneder til flere bygninger, flere etager, osv.

 

"Det vi har fået mulighed for nu, er at vi taster hele tilbuddet ét sted i et projekt, som vi opretter," siger Lasse Fuhr, der er produktionschef hos Zystm.

 

"Når vi så har vundet en sag, dissekerer vi opgaven ud i ordrer, som kan være helt ned på rumniveau," fortsætter han. "Vi kan trække nogle af varerne og kopiere dem direkte over i en ordre. De får en anden farve, så vi kan tjekke at alt er med og der ikke er noget med to gange. Det har det hjulpet os meget."
 
En anden fordel er, at overordnede parametre gør ordrebehandlingen meget hurtigere. Lasse Fuhr giver som eksempel, at et sygehus kan have bestemte krav til skabe og inventar, f.eks. i form af frontfarver, greb, alu-kanter osv.

 

"Så kan vi gå op på projektniveau, så alle valgene i projektet bliver prædefineret," siger han. "Når vi skulle taste en ordre tidligere, så skulle vi hver eneste gang tage stilling til hvert enkelt skab med farve, kant, og greb. Det er defineret en gang for alle. På den baggrund er vores tastearbejde blevet meget hurtigere og også kvalitetssikret."
 

Konfigurator mindsker manuelt arbejde

Michael Kudsk er også glad for konfigurator-funktionen i TRIMIT Furniture, som automatiserer en lang række valg, både når det kommer til tilbudsgivning og produktionslister.

"Man bliver præsenteret for de her valg, så man langt hen ad vejen undgår fejl,"
siger Michael Kudsk om indtastningen af ordrer. "Når ordren bliver bekræftet, så ryger den i produktionssystemet, og der generer den automatisk produktionsstyklister og produktionsskæresedler, alt det du har behov for i produktionsregi, så vi undgår manuelt arbejde."
 
Samtidig generer systemet også priser, så salgsprocessen er blevet mere præcis.
"Og så sparer vi tid med manuel kalkulation," siger Michael Kudsk. "Før havde vi nogle regneregler og regneark, hvor vi regnede manuelt. Der har vi set en reduktion på 70-80%. Det er jo rigtig godt."

 

 Zystm har som nogle af de eneste på markedet, 
egen produktion af inventar og stål. 

 

Meget bedre overblik på regnskabssiden

På økonomisiden er der også glæde over det nye system. Her har regnskabschef Benny Ibsen sat processerne op, og han synes det fungerer rigtig godt.

 

"Vi er blevet meget mere papirbesparende," siger Benny Ibsen. "Vi har ikke længere fakturaer, som ikke ligger elektronisk. Før havde vi i snit 6000 udskrevne bilag om året. Det ligger elektronisk nu, så det er pladsbesparende og ressourcebesparende, og det er meget nemmere at finde bilag."

 

Hverdagen er bl.a. blevet gjort lettere af hjælpeprogrammer som Document Capture og Payment Management.

 

"Med Document Capture kan man søge på kryds og tværs," siger Benny Ibsen. "Det fungerer rigtig godt og har givet store besparelser ressourcemæssigt, og også godkendelsesmæssigt. En af de ting, som Document Capture er rigtig god til, er hvis man får en faktura ind to gange. Den kan se med det samme, at du allerede har registreret den faktura, så der er ingen risiko for at bogføre en faktura to gange. Og ikke nok med det, du bruger heller ikke ressourcer på at få den gennemgået eller godkendt to gange."
 
"Payment Management fungerer også rigtig godt," fortsætter Benny Ibsen. "I snit tager det ikke mere end 5-10 minutter at køre transaktionsbilag igennem, så er de både betalt og bogført i systemet. Så det er blevet meget mere effektivt."

 

Styr på lager og leveringstider

Zystm har som politik at levere til tiden og følge tidsplanen i de byggerier, de leverer til. Men selvom leveringerne er klar til tiden, er det ikke altid byggeriet er nået helt så langt. Derfor har Zystm brug for et effektivt lagersystem.

 

"Vi går meget op i, at vi altid leverer til tiden," siger Benny Ibsen. "Derfor gør vi også meget ud af at producere leverancerne færdige. Men så står de jo på lager, og der holder vi styr på det via order storage-funktionen, som er lavet i TRIMIT. Så har vi styr på det, vi har på lager. Førhen var det en lidt manuel liste, vi kørte med, og det bliver bare aldrig helt godt." 

 

Virksomheden er skabt af personer med lang brancheerfaring.

 

CORNATOR sørgede for god implementering af TRIMIT

Selvom det altid er en større proces at implementere et ERP-system, er det gået godt hos Zystm. Her fremhæver de, at projektet navnlig er lykkedes på grund af CORNATORs projektledelse.

 

"Selve integrationen og processen med at køre det ind er gået rigtig godt," siger Michael Kudsk. "Der har været en god plan med en god struktur, og det har mere eller mindre 100% kørt efter den plan."

 

"Vi rullede det ud i løbet af et halvt år fra start til slut. Det har været rimeligt koncentreret, og det har været sammen med en normal drift, der kørte ved siden af. Og på økonomisiden var der også en pæn overholdelse af de budgetter, der var lagt fra starten af. Vi holdt os inden for det, der var aftalt."

 

Tilfredsheden med processen deles af Lasse Fuhr i produktionen.

 

"Vi har haft en fantastisk projektleder hele vejen igennem," siger Lasse Fuhr. "Der har selvfølgelig været lidt bump på vejen, men i forhold til at vi har gået fra et helt andet system og gået i drift med et nyt, så vil jeg sige, at det er gået voldsomt smertefrit. Og på produktionssiden er der blevet testet så meget, at det ikke er mange skabe, der er blevet produceret forkert på grund af et nyt system. Så vi har haft et megagodt samarbejde."

 

Tillid til CORNATOR

Og med det er vi tilbage ved tilliden, der er så central i et godt samarbejde. Især tilliden til de konsulenter, der hjælper med at få processerne til at køre i det daglige arbejde.

 

"Det er bare enormt vigtigt at det er de rigtige mennesker, og at de kan eksekvere," siger Michael Kudsk. "Og det føler vi CORNATOR kan. Vi føler i særdeleshed, at vi havde den rigtige nøgleperson. Det kan godt være, at hun ikke nødvendigvis har svaret på det hele, men så går hun tilbage til CORNATOR og sørger for at vi får et svar i en ordentlig hastighed og en ordentlig kvalitet. Det er guld værd. Så der er stor ros fra os på den front."

 

Zystm er sammensat af et hold medarbejdere, 
s
om hører til den absolut elite. 

 

Kontakt CORNATOR!

Skriv en mail til salg@cornator.com, ring til os på: 70207970 eller udfyld formularen og lad os kontakte dig...